Wat is een due diligence?

Een due diligence ('gepaste zorgvuldigheid') is het boekenonderzoek dat plaatsvindt tijdens een bedrijfsovername. Hiermee kan de koper voor een groot deel vaststellen of de gepresenteerde informatie over het bedrijf juist is geweest en kunnen kopers een indruk krijgen van de risico’s en kansen van de over te nemen onderneming. Het is een bepaalde beoordeling (assessment) van de organisatie.

Het traject van de koop of verkoop van je vennootschap, onderneming of activiteiten loopt via een aantal stadia. Eerst heb je de voorbereiding, dan de onderhandelingen, dan het opstellen van een letter of intent en tegelijkertijd het boekenonderzoek. Daarna komt de feitelijke (ver)koop op basis van definitieve transactiedocumentatie.

Gepaste zorgvuldigheid is letterlijk de betekenis van due diligence. We spreken ook wel van een boekenonderzoek. Een boekenonderzoek vindt meestal plaats in een dataroom. Dat kan een fysieke ruimte zijn waar alle informatie ligt opgeslagen, maar steeds vaker is dat een virtuele ruimte waar de gevraagde informatie digitaal is opgeslagen (virtual vault). Een boekenonderzoek is meestal ingedeeld in een financieel, juridisch, fiscaal en commercieel stuk. Steeds vaker wordt ook de ICT component beoordeeld.

De indeling van een due diligence onderzoek

Het financiële stuk bestaat o.a. uit de jaarrekeningen, managementrapportages, saldibalansen en winst- en verliesrekeningen. Maar ook uit geldleningen of financieringsconstructies. Audit rapportages die zijn geweest en het risico-inventarisatiemodel.

Bij het juridische stuk moet je o.a. denken aan de aandeelhoudersovereenkomsten, statuten, kvk-uittreksels, samenwerkingscontracten, contracten met belangrijke leveranciers of afnemers. Maar ook de merkrechten en de domeinen, alle personeelsbestanden en arbeidscontracten, verzekeringen, vergunningen, claims.

Het commerciele stuk bestaat uit alle contracten die je met de klanten hebt afgesloten, maar ook contracten op het gebied van marketing, je marketingplannen, je sponsorcontracten e.d. Hier wordt ook gekeken naar productontwikkelingen en je businessplan.

Ook wordt tegenwoordig gekeken naar de I(C)T organisatie. Welke systemen worden gebruikt, welke licenties zijn er, wie doet het netwerkbeheer, wie is de provider, wat is de infrastructuur en hoe is de back-up en beveiliging en continuïteit geregeld.

Niet alles is in bovenstaande genoemd maar je kunt je voorstellen dat het per partij verschillend is, welke informatie klaar moet liggen en dat het een grote klus is om één en ander voor te bereiden. Een professioneel georganiseerde koper kan een due diligence in de regel binnen vier weken uitvoeren en afronden. Echter, dit is ook afhankelijk van de mate van professionele besturing van de vennootschap/onderneming waarop het onderzoek zich richt. Bij een kleine onderneming kan het due diligence onderzoek binnen een dag of 2 a 3 afgerond worden.

Wie kijken er mee in de dataroom?

Afhankelijk van de grootte van de over te nemen partij en de koper en/of de geografische afstanden, wordt de dataroom fysiek georganiseerd of via een virtuele ruimte. Met name investeringsmaatschappijen en private equity partijen voeren professioneel en diepgaand onderzoek uit, veelal via virtuele datarooms. Bij grotere deals (>5 miljoen) kijken er namens de koper vaak meer dan 15 adviseurs/ medewerkers mee in de dataroom.

Een virtuele dataroom wordt meestal opgezet door de (adviseurs van de) verkoper. Zij worden de beheerder van de dataroom. De beheerder zet alle documentatie in de dataroom en kent aan verschillende mensen verschillende niveaus van toegang toe. Zo kan de jurist van de koper wel bijvoorbeeld de juridische stukken bekijken maar hoeft deze geen toegang te hebben tot bijvoorbeeld alle jaarrekeningen. De ‘onderzoekers’ kunnen vragen stellen en de beheerder zorgt ervoor dat de vragen zo spoedig mogelijk worden beantwoord of dat aanvullende informatie in de dataroom wordt geplaatst. De beheerder bepaalt in overleg met de verkoper en de afspraken in het contract welke rechten eenieder heeft en hoelang de dataroom toegankelijk blijft.

Voor een fysieke dataroom geldt in principe hetzelfde. Daar werk je echter met mappen met documenten die je kunt overhandigen aan de betreffende onderzoekers. Dat zijn vaak de accountants, de juristen en een aantal ervaren collega’s. Ook hier gelden spelregels voor de toegang tot de informatie en wat men wel of niet mag kopiëren of bekijken.

Is een due diligence nodig?

Op de koper van een onderneming rust een onderzoeksplicht. Deze onderzoeksplicht staat tegenover de mededelingsplicht van de verkoper. Als een koper tekortschiet in zijn onderzoeksplicht loopt hij onder andere het risico dat hij eventuele schade niet kan verhalen op de verkoper. Een due diligence onderzoek is een veelgebruikte manier om in deze onderzoeksplicht te voorzien en vormt daarnaast de grondslag voor de investeringsbeslissing. Op basis van de informatie in de dataroom kunnen de kopers bijvoorbeeld een inschatting maken van de te behalen kasstromen, synergie-effecten, mogelijke risico’s in personeel of contracten waardoor het een essentieel onderdeel is van de waardebepaling.

Dit is dan ook veelal een ontbindende voorwaarde in een letter of intent (LOI) of in de koopovereenkomst o.a. SPA (share purchase agreement) of PPA (portfolio purchase agreement).

Zelfs in het geval van een MBI (management buy in), welke veel voorkomen bij makelaarskantoren, is een due diligence wenselijk. Ook al werken de kopers al bij de verkoper, toch is het niet verstandig om te denken dat alles bekend is. Om verrassingen te voorkomen en ook om op gelijke voet daarna op te kunnen treden (mede-aandeelhouder) is het belangrijk om een boekenonderzoek te hebben gedaan.

Wat is het resultaat van een due diligence onderzoek?

De uitkomst van een due diligence onderzoek wordt vastgelegd in een due diligence-rapport. Dit kan een uitgebreid rapport zijn of een kort overzicht van de genoteerde kansen en risico’s. Het effect van het due diligence onderzoek op de overname kan verschillend zijn en is afhankelijk van de geconstateerde kansen en risico’s en de verwachtingen die de koper heeft met de overname. Het onderzoek kan bijvoorbeeld aanleiding geven tot: